Je ne compte plus les fois où l’on m’a demandé « as-tu des conseils pour les gens qui aimeraient se lancer en freelance ? » ou, « comment fais-tu pour tout gérer ? », « comment fais-tu pour rester motivée sans patron (ou manager) ou en restant bosser à la maison ? ». Bon, spoiler alert : pas de recette toute faite, dans cet article. Mais j’avais envie de partager avec vous mon état d’esprit, les habitudes que j’ai pu prendre, les choses que je m’impose et les outils que j’aime utiliser.
Petit avertissement avant de commencer : cet article n’est pas une Ode à la productivité. J’ai des jours avec et des jours sans. Pas plus tard que la semaine dernière j’ai eu une journée compliquée : fatiguée, pas concentrée, stressée… J’ai effectué mes taches incompressibles afin de tenir mes engagements envers mes clients et j’ai remis tout le reste au lendemain, sans culpabiliser. Puis, je me suis simplement reposée. Plus on tire sur la corde et moins on y arrive. C’est mon avis.
☕️ L’environnement ☕️
J’ai mis du temps à comprendre qu’il était important, lorsque l’on travaille à domicile, de scinder les espaces de repos et les espaces de travail. J’ai aussi mis le temps à avoir les moyens d’avoir un appartement assez grand qui me permette cela, soyons honnêtes.
À la maison, l’étage est entièrement dédié au travail. J’ai pu créer un espace propice à la concentration et à la motivation, qui tranche beaucoup avec mon espace de vie. Mon salon est en effet assez cosy, sombre, ambiance cabinet de curiosité, tandis que mon bureau est au contraire très clair, très lumineux et beaucoup plus coloré.
J’ai intégré dans cet espace des choses qui me stimulent et m’inspirent. Comme vous pouvez le voir, chez moi, cela passe par la présence de plantes : beaucoup de plantes. Cela me permet de temps en temps de quitter mon écran des yeux et de porter mon regard un peu plus loin, le temps d’une pause express.
Pour ceux qui ne peuvent pas se permettre de scinder les espaces, car le bureau est aussi leur salon, voici quelques tips :
- Opter pour une tenue « boulot » qui nous met dans un mood particulier et productif (je suis incapable de bosser en pyjama, je l’avoue)
- Choisir des huiles essentielles stimulantes ou une bougie parfumée que l’on utilise que sur le temps de travail
- Préparer un petit setup boulot facile à installer chaque matin et à remballer à chaque fin de journée (papeterie, mug, planner…)
J’ai aussi préparé des playlists dédiées à différentes activités pro, via Deezer :
- Une, sobrement appelée « Conquête du monde », lorsque j’ai besoin d’un bon coup de motivation
- Une autre, plus axée sur du classique ou des musiques de film sans parole, quand l’heure est à la concentration sur des tâches qui demandent un focus particulier
- J’ai aussi des podcasts, pour les moments où je suis plus sur un travail de l’image avec du traitement de photos, du graphisme ou montage vidéo
- Pour l’écriture, sur mes projets de livre ou le blog, cela dépend vraiment du mood. Je peux être sur de la musique bien hard ou d’autres ambiances plus douces.
Dans mon bureau, j’ai installé un petit espace où je peux me faire un café, un thé, sans forcément avoir à descendre à la cuisine, ce qui est assez pratique pour rester focus (même si faire quelques pas ou une pause de 10 min en changeant d’air est aussi une bonne idée). J’ai aussi un installé un canapé, pour pouvoir changer de position et ne pas rester sur ma chaise toute la journée si je ressens le besoin d’être plus à l’aise. Bon, il faut l’admettre, la plupart du temps, lorsque je travaille, il est occupé par mes chiens. D’ailleurs, j’ai une autre alternative à ma chaise de bureau : un ballon d’assise, qui m’oblige à garder le dos bien droit. J’alterne pour ne pas me créer des maux de dos.
Je pense qu’il est important de réussir à se construire une petite bulle dans laquelle on se sent bien et de retrouver, pour chaque journée de travail des choses qui nous font plaisir, nous font du bien et nous motivent. Car, soyons honnêtes, on ne vit pas pour travailler et on démarre parfois la journée à reculons…
J’ai aussi installé depuis deux mois une station debout, pour pouvoir travailler dans des positions différentes (je varie par session de 2 heures pour éviter la sédentarité).
🗓 Gestion du temps 🗓
Avant d’aborder ce sujet, je voulais revenir sur la question du réveil. On me demande souvent si je mets un reveil, en étant à mon compte. J’en ai un programmé à 8h, mais le fait est que j’ai souvent les yeux ouverts avant, depuis quelques mois. Je me lève donc soit un peu avant, quand j’ai envie d’aller marcher avant de démarrer ma journée, ou un peu après. Sur l’heure d’été, je vais démarrer ma journée entre 8h et 9h et sur l’heure d’hiver, on est plutôt sur un démarrage à 9h30. Si je n’ai pas d’impératif, de rendez-vous, de gros livrables, et que je suis très fatiguée, alors la journée commence à 10h. Si rogner une demie heure permet d’être dans de bonnes dispositions pour le reste de la journée, cela me convient. Je ne travaille que très rarement le soir (ou alors, sur le blog / ma formation).
La gestion du temps est pour moi un aspect incontournable et souvent améliorable dans la vie de freelance. Pour ma part, chaque lundi, c’est répartition des tâches importantes de la semaine entre le lundi et mercredi, afin d’avoir la journée de jeudi pour gérer les retards, urgences, demandes last-minute (ah, oui, je ne travaille pas le vendredi, mais je reviendrai là-dessus plus tard). Pour cela, j’utilise trois outils :
- Le classico classique Agenda qui a fait ses preuves. J’utilise le Calendrier en ligne d’Apple, tout simplement, qui est connecté sur mon téléphone, mon iPad, mes ordinateurs, mon Apple Watch… Comme j’ai une adresse mail par activité, j’enregistre chaque événement selon l’adresse mail associée afin que mes journées s’affichent avec des codes couleur. D’un coup d’oeil, je peux ainsi cerner la tendance d’une semaine (est-ce qu’elle sera davantage dédiée à Tentaculte, plutôt à la Naturo, ou au blog, est-ce qu’il y a beaucoup de déplacements, de calls…).
- L’app’ Microsoft To Do qui est top (même si, je ne suis vraiment pas fan de l’environnement Microsoft et de leurs app’ en général). Comme pour l’agenda, je la retrouve sur l’ensemble de mes appareils et elle se synchronise en temps réel. Ce n’est ni plus ni moins qu’une To Do Liste améliorée, dans laquelle je peux intégrer des sous-listes par thématique. Chaque tâche peut-être associée à une deadline, un code couleur, un émoji, des rappels, être priorisée par rapport aux autres. Je pense que c’est l’outil que je consulte le plus dans la journée pour faire un check-up de mon avancée.
- J’ai aussi des To Do List papier, pour lister les points clés à traiter lorsque je suis sur une tâche précise ou lorsque je pense à des choses qu’il faut que je sorte de ma tête à l’instant T pour limiter ma charge mentale qui déborde. J’essaye d’en choisir des jolies pour avoir plaisir à les utiliser. J’ai une petite préférence pour les Witch List de la maison d’édition Alliance Magique qui sont vraiment chouettes.
- Statut & gestion des finances
Pour Tentaculte, je suis en SASU et je suis salariée de cette entreprise. C’est ma société qui facture mes clients. J’ai une trésorerie et un salaire fixe qui tombe chaque mois. La société tourne depuis bientôt 9 ans et je suis accompagnée non-stop par une partenaire qui gère tout mon secrétariat et toute la dimension administrative. C’est une dépense mensuelle à prendre en compte mais je pense aussi que c’est la meilleure décision que j’ai pu prendre pour ma tranquillité d’esprit. On ne peut pas tout faire, on ne peut pas être bon partout. L’administratif est un métier que je laisse à ceux qui sont compétents en la matière et qui aiment cela. J’ai choisi une banque « classique » qui a un service dédié aux entreprises et qui, parce qu’elle a une belle visibilité depuis de nombreuses années sur mon activité, me suit aussi sur des projets personnels quand j’ai besoin. Je précise ce dernier point, car c’est une chose précieuse, en tant qu’indépendant, d’avoir tout de même des possibilités d’emprunt pour un projet immobilier, par exemple.
🍑 Pour bien encadrer juridiquement cette activité j’ai fait appel à une avocate à la création de l’entreprise et récemment j’ai choisi de mettre à jour et de compléter mes CGV en passant par une super juriste, Legal Peach, qui propose des modèles personnalisables adaptés en fonction de nos activités. J’ai adoré son approche très carrée, dans les clous et sa manière se sensibiliser sur les obligations légales d’un entrepreneur (même auto-entrepreneur) mais aussi les meilleurs moyens de se préserver et se protéger face à des clients parfois abusifs et pas toujours honnêtes. C’est une vraie tranquillité d’esprit. C’est un investissement, certes, mais qui me semble indispensable si on ne veut pas ensuite avoir des soucis qui nous coutent beaucoup plus chers, parce qu’il nous manquait un document obligatoire en cas de contrôle ou que les CGV n’étaient pas complètes en cas de litige client… Le grand plus : elle donne ensuite des billes sur son forum à l’ensemble de ses clients afin que l’on puisse adapter nos documents légaux en totale autonomie au fil des mois / années. D’ailleurs, si cela vous intéresse, j’ai un code promo’ à vous proposer : CGA-952857667 (vous économisez 10% sur le pack que vous choisissez et je suis rémunérée à hauteur de 10% sur votre commande).
Concernant mon activité de Conseil en Bien-être au Naturel, j’ai créé une auto-entreprise car je suis très loin d’être à temps plein sur cette partie là. L’administratif est simplifié, la compatibilité aussi. J’ai juste pris attache avec une avocate spécialisée dans mon domaine pour être dans les clous de mon activité côté contrats, mentions légales, loi RGPD, traitement des données sensibles, etc. Je vous recommande, pour toute prestation de service à la personne (comprendre « particuliers ») de faire cette démarche, même si elle est un peu couteuse et de ne pas vous référer aux documents tout faits proposés en ligne qui malheureusement ne sont pas toujours justes et vous font prendre des risques. Pour gagner du temps et économiser, j’ai opté pour une néo-banque. Après avoir un peu sondé mon entourage, j’ai opté pour Qonto et je ne suis vraiment pas déçue. Tout se fait en ligne, même le dépôt de chèques (testé et approuvé). On peut procéder à des virements instantanés via l’app’ mobile qui est vraiment super pratique et même importer directement des factures et notes de frais face à une dépense en particulier. Ça me facilite énormément le suivi et l’archivage des documents importants afin de répondre à mes obligations. D’ailleurs, si ça vous intéresse, en ce moment, pour toute souscription via mon lien de parrainage, vous recevez 80€ (dès 50€ dépensés avec la carte physique) et je reçois aussi 80€. Je pose ça là, c’est toujours intéressant.
Concernant la compta’, les prévisionnels : je suis une adepte des jolis fichiers Excel, régulièrement mis à jour. C’est pour moi un très bon moyen de savoir où on en est, de faire le point d’un seul coup d’oeil et de ne pas stresser pour rien.
✅ Outils ✅
- La gestion de projet
Pour cela, j’aime beaucoup utiliser Trello. C’est un outil très simple, intuitif, à l’esthétique sympa et dispo sur ordinateur, mobile et tablette. Il permet de créer des tableaux de suivi par projet et d’y intégrer les clients, les collaborateurs ou prestataires liés à ce projet. Il me plait car il permet à chacun d’avancer sur un projet au moment où lui l’a décidé, de limiter les réunions à rallonge et il permet aussi de garder une trace et un historique des échanges. Ainsi, tout le monde a le bon niveau d’information. Là aussi, on peut jouer avec les codes couleurs, des sytèmes d’étiquettes, de marqueurs, des deadlines, checklists par tâche… Je trouve que c’est un très bon outil pour optimiser son temps et respecter celui de chaque collaborateur sur un projet donné. J’ai aussi des tableaux Trello pour des projets que je gère seule. Par exemple, j’y gère la ligne éditoriale de mon blog, pour voir où j’en suis sur la manière dont j’enchaine les sujets que je souhaite aborder et sur la répartition de mes partenariats, par exemple. Si une marque me contacte pour un partenariat en octobre, d’un coup d’oeil je peux constater que j’en ai déjà deux de prévus et que j’ai par contre de la place en novembre. C’est vraiment très pratique pour la vision à long et moyen terme. Pour moi, ces outils sont une bonne manière de se décharger mentalement. Je n’en suis pas esclave mais j’y consigne tout ce que je ne doit pas oublier, ce que je dois structurer mais que je ne peux pas garder en tête de manière efficace. Chaque chose à sa place et chaque chose en son temps !
- Autre outil, un peu à côté, que j’aime beaucoup utiliser : Canva
Vous en avez forcément déjà entendu parler, si vous êtes dans le monde de la communication. Canva, c’est un outil qui permet de créer des visuels très chouettes et qualitatifs, facilement et sans compétences graphiques poussées. Si vous lancez votre entreprise et que vous avez besoin d’être présent.e.s sur les réseaux sociaux, de faire des flyers, des bannières, etc, vous gagnerez un temps fou à utiliser cet outil. Il permet vraiment de créer son propre univers visuel et de le décliner pour chaque besoin de communication.
🌿 Gestion du stress 🌿
Ce sujet mérite un article à part entière et je pense m’y consacrer dans les mois à venir. Ceci-dit, je ne me voyais pas ne pas aborder le sujet du stress ici. Il fait partie de nos vies et plus particulièrement de la vie de tout entrepreneur. Entreprendre, c’est une aventure que l’on ne comprend qu’après l’avoir vécu, qu’après s’être lancé. C’est beaucoup d’inconnu, beaucoup d’incertitude et beaucoup de compétences à acquérir avant de se lancer ou sur le tard. C’est aussi des remises en question constantes. J’ai entendu un jour un entrepreneur me dire « si j’avais su tout ce que cela impliquait je ne me serais pas lancé ». Pour ma part, je ne regrette absolument rien car je tiens à ma liberté. Et si les temps deviennent parfois plus difficiles, si tout n’est pas toujours sous mon contrôle, c’est tout de même moi qui mène ma barque et qui décide de la manière dont je veux gérer les difficultés. Je n’ai plus l’impression de subir mon travail et mes projets. Je les apprécie et j’accueille avec plaisir les challenges car ils sont ceux que je choisis. Alors bien sûr, parfois, la conjoncture nous impose des challenges dont on se passerait bien. Mais de manière générale, je trouve que ce stress est plus sain que celui que je ressentais quand je n’étais pas mon propre patron. Au final, le stress que je ressentais n’était pas à 100% le mien… aujourd’hui, il m’appartient et je le gère.
Quelques pistes pour vous aider à gérer :
- Optez pour des outils de décharge mentale tels que ceux proposés dessus
- Soyez maître.sse de votre temps et de votre organisation : par exemple, pas d’appels intempestifs mais des échanges programmés sur des créneaux précis afin que vous sachiez comment votre journée va se dérouler (dans la mesure du raisonnable, bien sûr)
- Apprenez à vous entourer ou à déléguer si nécessaire
- Pratiquez une activité physique quotidienne d’une demie heure à une heure, même si ce n’est que de la marche, lors de laquelle vous ne touchez pas votre téléphone
- Pratiquez la cohérence cardiaque matin, midi et soir pendant une à trois minutes, pour faire descendre la jauge de stress et permettre à votre corps de ne pas trop encaisser
- Soyez conscient.e que vous ne sauvez pas des vies et soyez indulgent envers vous et conscient.e de vos limites
- Faites une vraie pause dans la journée, que ce soit pour manger ou aller vous aérer l’esprit, appeler un ami…
- Ne soyez pas esclave de votre anxiété mais faites-vous accompagner si vous sentez que cette dernière régie votre vie : en en parlant à votre médecin, en optant pour un accompagnement psy et éventuellement en complément en vous penchant sur le rôle de l’alimentation et des plantes adaptogènes (et là, je peux aider).
- N’oubliez pas que le burnout n’est pas réservé qu’aux salariés. Octroyez vous de vrais moments loin du travail : vos soirées, vos weekends, des vacances. C’est vital.
📌 Semaine de Quatre Jours 📌
Pour ma part, j’ai pris la décision il y a un peu plus d’un an de passer à la semaine de 4 jours. Je bosse du lundi au vendredi. En essayant de travailler sur mon anxiété, je me suis rendue compte que j’arrivais assez facilement à la transformer en énergie et à l’utiliser comme un moteur. Cependant, on s’abime assez vite en procédant ainsi. Mes journées étant en général très chargées (je suis quelqu’un de très productif quand je m’y mets) et intenses en terme de « focus », je terminais bien trop souvent mes semaines sur les rotules.
Travailler toujours plus ne m’intéresse pas. Je préfère travailler mieux et prendre plaisir à ce que je fais. Car lorsque je n’ai pas le coeur à ce que je fais, ce n’est bon ni pour moi, ni pour mes collaborateurs, ni pour mes clients (et je sais que cela se ressent, ce qui n’est ni agréable ni engageant pour la suite). Je suis consciente qu’il s’adit d’une de mes failles. J’ai donc décidé de tester le weekend de trois jours. J’ai toujours adoré l’énergie du lundi et beaucoup moins celle du vendredi ou ma motivation me quittait généralement après manger. Le vendredi est donc devenu une journée officiellement non travaillée. Mes clients savent que je ne suis pas joignable ce jour là sauf vraie urgence. Alors parfois, mon envie me mène à travailler quand même un peu, mais sans pression, sans objectifs, et juste avec le coeur et l’envie, sur mes projets d’écriture ou le blog / mon compte insta’, ma formation… J’ai toujours été par monts et par vaux et je pense que cela ne changera jamais vraiment. C’est une journée dont je profite pour faire des courses, du rangement, un peu de ménage si besoin, sur laquelle je cale mes rendez-vous médicaux aussi, histoire de pouvoir profiter vraiment de mon weekend. Je me sens beaucoup mieux dans mes baskets et je trouve plus qu’équilibre dans mes vies pro vs perso ainsi. J’estime que je gagne assez bien ma vie et que le sacrifice nécessaire pour gagner davantage n’en vaut vraiment pas la peine. Je ne suis pas là pour tout avoir, tout rafler. Je laisse parfois passer des projets, et je suis très à l’aise avec cela. On m’a parfois fait remarquer que c’était un manque d’ambition. Je pense qu’il y a des gens riches et ambitieux plein des cimetières. Mes projets professionnels me galvanisent et me rendent fière. Ils font partie de ma vie et je m’ennuierai surement beaucoup sans avoir à les gérer. Pour autant, j’ai conscience que j’ai toujours été plus marathon que sprint et j’ai décidé que mon bien-être devait aussi être un projet de vie à part entière. C’est une question d’équilibre. Et cet équilibre, je suis heureuse d’avoir la chance de pouvoir le définir comme je l’entends.
Je dédie cet article à Nathalie qui n’est plus là aujourd’hui, qui me manque chaque jour et qui a permis sans le savoir que je sois l’entrepeneure que je suis aujourd’hui ♥️
Je vous souhaite d’avoir dans votre vie des personnes aussi précieuses qu’elles l’a été pour moi.
